グループの日程調整、
どうやるのが早い？
LINEで個別に聞いて回る方法は、人数が増えるほど大変です。日程調整ツールを使うと、URLをひとつ送るだけで全員の都合が集まります。
よくある方法と、その問題点
グループの日程調整でよく使われる方法を振り返ってみます。
LINEで一人ずつ聞く
人数が多くなると往復のメッセージが増えます。「この日どう？」「その日はムリ」のやり取りを全員分やると、まとめるだけで時間がかかります。
Googleスプレッドシートを共有する
操作に慣れていない人が多いと、入力方法の説明から始まることがあります。回答が集まらず催促するケースもよくあります。
締め切りを決めずに送る
「暇なときに教えて」だと後回しにされがちです。締め切りを明示するだけで回答率がかなり変わります。
日程調整ツールを使った方法
よていくんを使った場合の流れです。
1
イベントURLを発行する
イベント名と候補期間を入力するとURLが発行されます。アカウント登録は不要です。候補日は少し多めに設定しておくと、全員の都合が合いやすくなります。
2
URLとあわせて締め切りを伝える
LINEやSlackにURLを貼るとき、「〇日までに回答お願いします」と締め切りを一緒に書いておくと回答が集まりやすいです。参加者はURLを開いて名前を入力し、都合のいい時間帯をドラッグするだけで回答できます。登録不要なのでそのままタップして答えてもらえます。
3
ヒートマップで結果を確認する
回答が集まるとヒートマップに反映されます。色が濃い時間帯ほど参加できる人が多い、という見方です。全員の回答を待たなくても途中経過を確認できます。
4
日程確定・Googleカレンダーに追加
日程が決まったらLINEやSlackで連絡します。よていくんの結果画面からGoogleカレンダーに直接追加することもできます。イベント名と日時が入力済みの状態で開くので、そのまま保存するだけです。
よくある質問
LINEでの日程調整と何が違いますか？
LINEで個別に聞く場合は、回答を自分で集計する必要があります。よていくんを使うと回答が自動でヒートマップに集計されるので、まとめる手間がなくなります。
回答してくれない人がいる場合は？
締め切りを伝えていない場合は、URLと一緒に期日を再送してみてください。よていくんは登録不要なので、操作が面倒で回答しないケースは少ないと思います。
候補日は何日分設定するのがいいですか？
5人以下なら1週間分、10人以上なら2〜3週間分あると全員の都合が合いやすいです。多めに設定しておいて損はありません。
スマホでも使えますか？
使えます。LINEで受け取ったURLをタップして、そのまま回答できます。作成もスマホから行えます。